La digitalización de documentos ha transformado el panorama educativo, convirtiéndose en una herramienta esencial para fomentar la innovación y mejorar la eficiencia en las instituciones educativas.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia operativa al automatizar procesos repetitivos y rutinarios. Las funcionalidades incluyen:
Seguridad comprometida: la información wise puede ser accedida por personas no autorizadas cuando no existe un Management estricto sobre ella. Esto puede provocar fugas o alteraciones de datos, fraude y pérdida de documentos.
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El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
Destrucción y reciclaje de documentos: Al final del ciclo de vida de un documento, debe existir un proceso claro para su destrucción segura.
Preguntas sobre este artworkículo ¿Cuál es el principal beneficio que las empresas esperan obtener de un sistema de gestión documental?
Otra ventaja es que la arquitectura basada en World-wide-web proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos
Posibilidad de personalizar las funcionalidades: valoramos la capacidad del software para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante opciones de personalización.
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él on-line. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Net para acceder al sistema.
Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios Gestión Documental o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.